Sistema de gestão para empresas de manutenção de elevadores: o que ele organiza e onde a planilha para
Uma conservadora com 50 elevadores cabe numa planilha e num bloco de CVT. Com 150, a manutenção continua funcionando; o que quebra é saber, sem ligar para ninguém, se a preventiva de cada elevador aconteceu, que peça está esperando orçamento e o que o síndico já recebeu. Este guia percorre a rotina mensal e mostra o que um sistema de gestão resolve em cada ponto.
A rotina mensal que precisa caber no sistema
Toda empresa de manutenção de elevadores repete o mesmo ciclo, todo mês, em todo condomínio. Um sistema de gestão serve para esse ciclo, e não para "controlar a empresa" em abstrato.
- Contratos. Cada condomínio com os seus elevadores, o que o contrato de conservação cobre (preventiva, chamados, mão de obra) e o que é cobrado à parte, a periodicidade, e quem recebe o comprovante: síndico, administradora, zelador.
- Preventivas. O plano do mês por rota e por técnico. O que já foi feito e o que ainda falta tem de aparecer sozinho, e a preventiva atrasada precisa ficar evidente antes de o síndico reclamar.
- Chamados. O elevador parou: entra por telefone, WhatsApp ou pelo portal do síndico, vira um registro com endereço, elevador e defeito, vai para o técnico, e o status (aberto, a caminho, em atendimento, concluído) fica visível para o escritório e para o condomínio.
- CVT. A prova de cada visita, preventiva ou chamado: o comprovante de visita técnica preenchido, assinado por quem recebeu e enviado ao condomínio.
- Peças e orçamentos. A peça registrada na visita vira orçamento; o síndico aprova por escrito; a ordem de serviço acompanha até a instalação; o estoque dá baixa. Peça trocada sem aprovação é a discussão mais cara do mês.
- Comunicação com o condomínio. O comprovante por e-mail assim que a visita termina, o aviso de elevador parado aguardando peça (e de quando voltou) e um portal onde o síndico acompanha tudo sem ligar.
- Relatórios. Visitas por técnico e por condomínio, elevadores parados, orçamentos aguardando resposta: os números para a reunião com o cliente e para a renovação do contrato.
Planilha e sistema, tarefa por tarefa
| Tarefa | Na planilha | No sistema |
|---|---|---|
| Saber se a preventiva do mês foi feita | Alguém digita a CVT de papel; o mês fecha com atraso | A CVT que o técnico preenche marca a preventiva como feita, na hora |
| Responder "a manutenção veio?" | Ligação, procura na pasta, retorno no dia seguinte | O síndico vê no portal; o morador vê no QR Code do elevador |
| Peça pedida na visita | Bilhete, memória do técnico, orçamento que sai semanas depois | Vira orçamento no mesmo dia, ligado à visita que a pediu |
| Comprovante de março pedido em novembro | Procurar a via da conservadora, se ela existir | PDF numerado, pesquisável por condomínio e por elevador |
| Trocar um técnico de rota | A memória dos elevadores vai embora com ele | O histórico fica no elevador, não na pessoa |
| Elevador parado aguardando peça | O condomínio inteiro liga para o síndico, que liga para a conservadora | Aviso automático ao síndico, com o status atualizado |
| Fechar o mês | Contagem manual de visitas e chamados | Relatório por técnico e por condomínio, pronto |
O que o sistema resolve e a planilha não tem como resolver
- Um caminho só. Chamado, visita, orçamento, ordem de serviço e peça ligados entre si. Nada é redigitado, e dá para reconstruir a história inteira de um elevador depois.
- Prova. Hora registrada pelo sistema, assinatura com data, hora, aparelho e localização, documento que não pode ser alterado depois. Planilha e bloco não têm como oferecer isso.
- Cada um vê o que é seu. O técnico vê a rota dele; o administrador vê tudo; o síndico vê só o seu condomínio; o almoxarifado vê o estoque. Na planilha, ou todo mundo vê tudo, ou ninguém vê nada.
- Sem servidor e sem cópia manual. Abre no computador do escritório e no celular do técnico, e a cópia dos dados é feita sozinha.
- Funciona onde o técnico está. Casa de máquinas e poço não têm sinal; o aplicativo do técnico precisa registrar a visita sem conexão e enviar sozinho depois. Sem isso, o sistema vira uma planilha mais cara.
Antes de contratar
Quatro perguntas separam sistema de promessa: funciona sem sinal? A implantação leva dias ou meses (quem importa a planilha de condomínios e elevadores)? Dá para exportar clientes, elevadores e o histórico de CVTs se você sair? E quanto custa com o número real de elevadores daqui a dois anos? A lista completa, com o que esperar de cada módulo, está no guia software para conservadora de elevadores.
Como é na E6
O sistema E6 foi feito para essa rotina: condomínios e elevadores cadastrados, com quem recebe o comprovante em cada um; plano de preventivas por rota, chamados que chegam ao técnico pelo WhatsApp, CVT digital assinada no celular e enviada por e-mail na hora, orçamentos aprovados pelo síndico no portal, ordens de serviço numeradas, estoque de peças, avisos automáticos, relatórios e o QR Code na cabina, tudo funcionando sem sinal e com a marca da sua empresa. Está em operação em mais de 120 condomínios e 170 elevadores no Espírito Santo, e atende empresas de todo o Brasil com implantação remota: a planilha de hoje entra no sistema em dias, não em meses.
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