Rota de manutenção de elevadores: como dividir a carteira entre os técnicos

A rota é o que transforma a carteira em dias de trabalho: quais prédios cada técnico visita, em que ordem e em que semana. Com a rota bem feita, a preventiva do mês fecha sem hora extra e sem condomínio esquecido.

O que é uma rota

É um grupo de condomínios atendidos pelo mesmo técnico (ou pela mesma dupla), com a frequência de preventiva de cada um. Quando a carteira cresce, a rota se divide em sub-rotas: por bairro, por dia da semana ou por tipo de equipamento. O técnico conhece os prédios dele, o zelador conhece o técnico, e o síndico sabe a quem perguntar.

Como dividir a carteira

• Pela distância. Prédios vizinhos na mesma rota. O tempo no trânsito é o tempo que não vira visita.
• Pelo tempo de cada prédio. Um condomínio com quatro elevadores não pesa o mesmo que um com um só. A idade do equipamento, o tipo de máquina e o acesso à casa de máquinas também mudam a conta.
• Pelo contrato. A frequência da preventiva (nos condomínios, a mensal é a mais comum) e os horários que o prédio aceita. Tem condomínio que só recebe em horário comercial, e tem o que pede a visita fora do horário de pico.
• Pelo técnico. Quem conhece aquela marca e aquele modelo resolve mais rápido. Vale juntar na mesma rota os equipamentos que pedem a mesma experiência.
• Com folga. A rota que ocupa o mês inteiro quebra no primeiro chamado. Corretiva e emergencial não avisam: a agenda precisa ter espaço para elas.

A ordem dentro do mês

Espalhe as preventivas pelas semanas, em vez de deixar a maior parte para os últimos dias. A visita que fica para o fim do mês é a primeira a escorregar para o mês seguinte quando aparece uma emergência. Prédio que teve corretiva recente pode ir para o começo da lista: a preventiva confirma que o conserto segurou.

Os chamados e o plantão

Defina quem atende o chamado de um prédio quando o técnico da rota está longe, e como fica a escala de plantão à noite e no fim de semana. O chamado fora da rota é normal; o que não pode é ninguém saber de quem ele é.

Os sinais de que a rota precisa mudar

• As preventivas atrasadas no fim do mês são sempre dos mesmos prédios.
• O mesmo técnico faz hora extra todo mês, e outro termina cedo.
• Um prédio acumula corretivas e come o tempo da rota inteira.
• Entraram condomínios novos, ou um técnico saiu de férias e a rota dele ficou sem dono.

O que medir

Três números bastam para conversar sobre a rota com dado em vez de impressão: as preventivas feitas contra as previstas no mês, por rota; o tempo de cada visita, da chegada à saída; e os chamados por prédio. Se a hora de chegada e de saída ficam no comprovante de cada visita, os dois primeiros saem sozinhos.

Como é na E6

No sistema E6, cada condomínio pertence a uma rota e, se quiser, a uma sub-rota. Cada técnico tem as rotas dele (ou todas) e vê no celular os prédios que lhe cabem. A preventiva entra na conta do que falta visitar no mês, por rota, e a CVT registra a chegada e a saída: o tempo de cada prédio sai das visitas, não do palpite. Trocar um condomínio de rota é mudar um campo do cadastro, e o mapa mostra onde está cada prédio da carteira.